Chatbots Là Gì? Công Cụ Hỗ Trợ Cho Mọi Doanh Nghiệp Trong Marketing

Chatbots là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong Marketing

Chatbots là một công cụ giúp doanh nghiệp Marketing và tương tác với khách hàng hiệu quả. Ngày càng có nhiều công ty tích hợp ứng dụng vào trong chiến lược kinh doanh.

Vậy Chatbots là gì? Chúng ta có thể thực hiện được những tác vụ nào trên phần mềm công nghệ này? Nếu bạn cũng thắc mắc những điều này, bài viết dưới đây dành cho bạn. Hãy cùng mình khám phá những tính năng hữu ích của Chatbots ngay nhé!

Chatbots là gì?

Chatbots là một chương trình máy tính, thực hiện các nhiệm vụ được yêu cầu một cách tự động. Ứng dụng được điều hành với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo(Artificial Intelligence). Chatbots xử lý được các yêu cầu cá nhân từ mọi khách hàng chỉ trong vài giây.

Chatbots là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong Marketing
Chatbots là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp trong Marketing

Công cụ này ngày càng trở lên cao cấp hơn sau mỗi quá trình máy học. Tùy vào chức năng hoạt động của doanh nghiệp, Chatbots được tùy chỉnh với những mục đích nhất định. Về bản chất, có hai loại Chatbots phổ biến:

  • Một loại hoạt động dựa trên một chuỗi câu lệnh được lập trình sẵn. Với hình thức này, ứng dụng có thể trả lời được những câu hỏi phổ biến.
  • Hình thức còn lại hoạt động dựa trên hỗ trợ của AI. Phần mềm sẽ phản hồi linh hoạt được những yêu cầu từ khách hàng. Thậm chí, Chatbots có thể tự tìm và điều hướng đến sản phẩm/dịch vụ chưa có lập trình trước.

Chatbots thường được tích hợp trong phần nhắn tin của các nền tảng online. Facebook Messenger, WhatsApp hay Viber đều là các dạng Chatbots quen thuộc với chúng ta.

Lợi ích của Chatbots trong Marketing

Chatbots là minh chứng cho việc kết nối mạnh mẽ giữa con người và máy móc. Ứng dụng giúp các công ty đạt được đến mức độ cao cấp trong:

  • Tương tác và Marketing với khách hàng tiềm năng.
  • Giải quyết các vấn đề của người dùng nhanh chóng.

Trong một môi trường mở như Internet, Chatbots lại là không gian riêng tư cho những kết nối. Từ đó, những hứa hẹn trong tăng trưởng lợi nhuận, trách nhiệm và sự tôn trọng được nâng cao.

Vậy những lợi ích cụ thể mà chúng ta có thể đạt được là gì? Các bạn hãy cùng mình phân tích những hỗ trợ tiềm năng này nhé!

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc là lợi ích hàng đầu mà Chatbots đem lại. Sự hữu ích này có thể dễ dàng được nhận ra bởi bất kỳ ai. Công cụ luôn sẵn sàng hoạt động 24/7 mà không hề có nhu cầu nào giống con người.

Dẫn đến, bạn có thể chăm sóc khách hàng bất kỳ lúc nào với ít nguồn lực hơn hẳn, bao gồm:

  • Cắt giảm được thời gian trả lời khách hàng.
  • Tinh giảm nhân sự trong bộ phận chăm sóc khách hàng.
  • Hạn chế được những lỗi sai có thể xảy ra.

Qua đó, ta có thể thấy Chatbots là khoản đầu tư một lần và sử dụng vô thời hạn.

Lợi ích về thời gian và chi phí
Lợi ích về thời gian và chi phí

Phân đoạn lưu lượng truy cập

Với sự tích hợp của AI, Chatbots dễ dàng phán đoán được nhu cầu của khách hàng. Từ đó, ứng dụng có thể phân loại được câu hỏi và thông tin cần đáp ứng.

Giả sử, có một ai đó quan tâm đến giá cả của sản phẩm/dịch vụ. Chatbots nhận ra đây chính là khách hàng tiềm năng có cơ hội cao đạt được. Từ đó, không chỉ giá thành được cung cấp mà các hướng dẫn đặt hàng cũng được đề xuất.

Trong một trường hợp khác, ai đó muốn tìm hiểu thêm về thông tin sản phẩm. Chatbots nhận dạng được đó là sản phẩm nào và cung cấp chi tiết thông tin, bao gồm:

  • Giá cả.
  • Kích cỡ.
  • Vật liệu.
  • Công dụng.
  • Các dịch vụ hỗ trợ.
  •   …

Dễ thấy, bất kì hoàn cảnh nào, ứng dụng cũng cung cấp hay gợi ý chính xác thông tin. Nó đảm bảo sẽ không có sự can thiệp của cảm xúc hay suy nghĩ chủ quan.

Cung cấp phản hồi nhanh chóng

Phản hồi tức thì là yếu tố rất quan trọng để “giữ chân” khách hàng. Sự chậm trễ của con người có thể để tuột khách hàng vào tay đối thủ. Với Chatbots, sự đáp ứng yêu cầu nhanh chóng gần như là tuyệt đối. Điều này đem lại nhiều tác động tích cực, bao gồm:

  • Cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng.
  • Tăng tỷ lệ chuyển đổi lợi nhuận.
  • Nâng cao hình ảnh thương hiệu và độ tin cậy.
Phản hồi nhanh chóng để giữ chân khách hàng
Phản hồi nhanh chóng để giữ chân khách hàng

Tăng tốc quá trình thanh toán

Với sự hỗ trợ của ví thương mại điện tử, thanh toán online dễ dàng hơn bao giờ hết. Việc đặt hàng và trả phí ngay trong đoạn chat thúc đẩy hành vi tiêu dùng mạnh mẽ. Bạn có thể đạt được hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày với tối thiểu sức lực.

Ngoài ra, ứng dụng cũng hạn chế được những lỗi mà còn người có thể mắc phải. Bạn không còn phải lo lắng về sự gian lận hay hao hụt doanh thu. Việc của bạn chỉ là dành ra một chút thời gian kiểm soát việc kinh doanh vào cuối ngày.

Phù hợp với mọi doanh nghiệp

Chatbots phù hợp với mọi quy mô của doanh nghiệp. Dù là công ty gia đình hay các tập đoàn nổi tiếng, ứng dụng đều đáp ứng được. Bạn có thể thiết kế Chatbots với quy trình đa dạng tùy vào đặc thù và yêu cầu. Ứng dụng được thiết kế dựa vào:

  • Chi phí mà doanh nghiệp sẵn sàng chi trả.
  •   Những phản hồi liên quan đến đặc tính của từng loại sản phẩm/dịch vụ.
  • Các tính năng hỗ trợ như: đặt hàng, thanh toán…tùy thuộc vào nhu cầu của công ty.

Tăng mức độ tương tác

Mọi người đã rất quen thuộc với những ứng dụng nhắn tin online qua Messenger, WeChat,…Vì thế, họ ưu tiên những kênh Marketing tương tự như vậy. Với sự phổ biến của thiết bị di động, Chatbots là cách thuận tiện nhất để tương tác. 

Bạn có thể tiếp cận với lượng người dùng khổng lồ(khoảng 5 tỷ người) trên toàn cầu. Việc giao tiếp trong một quy mô lớn như vậy giúp bạn đến gần hơn với khách hàng.

Tăng mức độ tương tác
Tăng mức độ tương tác

Cung cấp dữ liệu để phân tích

Tất cả những thông tin trên Chatbots sẽ được lưu giữ lại. Đây chính là nguồn dữ liệu quý báu để các công ty khai thác. Các thương hiệu sẽ tận dụng cho rất nhiều mục đích như:

  • Tìm hiểu về thông tin cá nhân, nhân khẩu học.
  • Sở thích, đặc điểm tính cách và xu hướng.
  • Phân khúc khách hàng tiềm năng.
  • Các chiến lược Marketing phù hợp nhất.

Qua sự thấu hiểu khách hàng, bạn dễ dàng đạt được mục tiêu về doanh thu và thương hiệu.

Tiếp thị sản phẩm/dịch vụ tốt hơn

Thông qua Chatbots, khách hàng có sự đánh giá trực quan về sản phẩm/dịch vụ. Những hình ảnh hay mô phỏng của sản phẩm, bao gồm:

  • Kiểu dáng.
  • Màu sắc.
  • Kích cỡ.

Từ đó, khách hàng dễ dàng đưa ra sự lựa chọn hơn cho mình. Việc tiếp thị như vậy mang lại cả lợi ích cho doanh nghiệp và người dùng.

Doanh nghiệp có thể ứng dụng vào những tác vụ nào?

Vậy cụ thể, công ty của bạn có thể thực hiện những tác vụ nào trên Chatbots? Chúng mình sẽ cùng tìm hiểu ngay sau đây.

Thực hiện đơn đặt hàng

Đặt hàng trực tuyến là một trong những lợi thế của công cụ này. Nó sẽ là thiết yếu với cửa hàng thương mại điện tử, quần áo, phụ kiện,…Việc đặt hàng bằng tin nhắn sẽ là một minh chứng chắc chắn trong giao dịch giữa hai bên. Việc này sẽ tránh được những mâu thuẫn như:

  • Không đúng với giá được cung cấp ban đầu.
  • Sản phẩm/dịch vụ không chính xác.
  • Rủi ro liên quan đến tài chính và thông tin khách hàng.

Nếu người dùng chưa sẵn sàng mua hàng, Chatbots lưu lại và gợi ý họ trong những lần sau.

Đặt hàng online
Đặt hàng online

Theo dõi đơn đặt hàng

Một Chatbots hiện đại có thể theo dõi từng chặng đường đi của đơn hàng. Một ngày, bạn có hàng ngàn đơn hàng được chuyển đi. Thật khó mà tưởng tượng được việc kiểm soát hết bằng nhân lực sẽ như thế nào. Khách hàng gọi đến để kiểm tra thời gian hàng sẽ đến, bạn sẽ trả lời ra sao?

Với Chatbots, bạn có thể khác phục được nhiều hơn thế:

  • Theo dõi lộ trình của mỗi đơn hàng.
  • Biết được thời gian hàng được chuyển đi.
  • Biết được bao lâu thì hàng sẽ đến.

Chatbots giúp khách hàng luôn theo dõi được tình trạng đơn hàng một cách thuận tiện. Bạn không còn tốn thời gian cho việc ghi chép và quản lý từng sản phẩm.

Hỗ trợ khách hàng

Trợ lý ảo này sẽ hỗ trợ thắc mắc và nhu cầu khách hàng 24/7. Việc này rất hữu ích trong thời đại mua sắm toàn cầu hiện nay. Nó sẽ khắc phục được vấn đề lệch múi giờ. Giả sử, trụ sở của bạn ở Việt Nam và khách hàng lại ở Mỹ, Chatbots rất quan trọng.

Việc có một trụ sở chăm sóc khách hàng bên Mỹ quá lãng phí và bất khả thi.. Trong khi đó, Chatbots có thể chăm sóc khách hàng trên toàn thế giới.

Hỗ trợ khách hàng 24/7
Hỗ trợ khách hàng 24/7

Lên lịch họp

Chatbots có thể kết nối với Google Calendar và trợ lý ảo để lên lịch họp hay gặp mặt. Bạn có thể vừa làm việc của mình mà không lo bị lỡ buổi hẹn quan trọng.

Ứng dụng sẽ thông báo cho bạn trước những buổi họp. Đồng thời, với kết nối Internet, bạn có thể tham gia trò chuyện từ bất kì nơi đâu. Chatbots làm cho khoảng cách địa lý sẽ bị xóa nhòa.

Chia sẻ tin tức và cập nhật

Khi mọi người theo dõi thương hiệu, bạn có thể cung cấp đến họ những thông tin mới nhất. Đó có thể là những bộ sưu tập thời trang mới, sự kiện, chương trình giảm giá…

Với Chatbots, bạn có thể duy trì liên lạc và tương tác với mọi người mỗi ngày.

Những “mẹo” giúp tối ưu hóa công cụ

Dưới đây, mình sẽ giới thiệu đến các bạn một số tips để ứng dụng Chatbots hiệu quả hơn. Hãy tiếp tục theo dõi cùng mình nhé!

Tìm hiểu các câu hỏi thường gặp về doanh nghiệp của bạn

Tìm hiểu và tạo ra những câu hỏi thường gặp của khách hàng giúp Chatbots hiệu quả hơn. Để làm được điều đó, bạn cần phải quan sát và phân tích về:

  • Những điều gì là trở ngại với khách hàng khi đến với sản phẩm/dịch vụ?
  • Có những vấn đề gì gây khó hiểu khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ?
  • Tiếp cận với những điều mới, khách hàng thường có phản ứng như thế nào?

Để có được câu trả lời, bạn nên thực hiện các khảo sát hay feedback. Việc này sẽ giúp bạn thu thập được đa dạng các thắc mắc và vấn đề từ người dùng. Từ đó, những bộ câu trả lời sẽ được đưa vào cài đặt trong Chatbots.

Càng đa dạng những tình huống được dự đoán, mức độ thỏa mãn của người dùng càng cao.

Câu hỏi thường gặp

Xây dựng các luồng hội thoại cụ thể

Chatbots của bạn nên có tính chuyên biệt khi xử lý vấn đề. Mặc dù rất thông minh nhưng rất khó để ứng dụng hiểu hết về con người. Bất kỳ một lỗi nhỏ nào cũng có thể dẫn đến sự không hài lòng từ người dùng.

Vì vậy, tạo ra những luồng hội thoại để định hướng câu trả lời rất quan trọng.

  • Bạn có thể đưa ra câu hỏi với một số lựa chọn nhất định để khách hàng click vào.
  • Tạo ra những chuỗi hội thoại riêng biệt, phụ trách các chức năng khác nhau. Đó có thể là những đoạn chat tự động cho việc xác nhận đơn hàng, lên lịch, câu hỏi…Những luồng hội thoại càng rõ ràng Chatbots càng hiểu tốt hơn.
  • Vậy trong trường hợp Chatbots không thể xử lý hay truy vấn được câu hỏi thì sao? Ứng dụng sẽ điều hướng được đến người có thể liên hệ và giải đáp cho khách hàng.

Hãy thử nghiệm bản Demo Chatbots

Trước khi để Chatbots đưa vào hoạt động chính xác, bạn nên chạy thử bản Demo. Việc này sẽ giúp bạn phát hiện ra lỗi và sửa đổi. Ngoài ra, Chatbots cũng sẽ hiểu hơn về cách vận hành.

Bạn có thể nhờ bạn bè hay gia đình sử dụng thử. Những đánh giá và nhận xét của họ sẽ giúp cải thiện ứng dụng tốt hơn.

Bản Demo

Làm cho nổi bật

Hình thức thiết kế của Chatbots cũng rất quan trọng. Nó sẽ dễ dàng thu hút và gây ấn tượng với mọi người về thương hiệu của bạn. Vậy làm cách nào để tạo ra khác biệt?

  • Hãy đặt tên ngắn gọn, dễ nhớ và liên quan đến lĩnh vực hoạt động của bạn. Việc này sẽ giúp mọi người nhớ ra bạn nhanh hơn cho những lần tìm kiếm sau.
  • Phong cách nói chuyện phải chuyên nghiệp và có sự thống nhất.
  • Thể hiện sự quan tâm và lịch sự với khách hàng.

Xin phép chia sẻ tin tức

Để Marketing, bạn sẽ lên lịch cho những tin nhắn được gửi tự động đến mọi người. Việc này nhằm giới thiệu sản phẩm, sự kiện hay những ưu đãi…Tuy nhiên, không nên để người nhận bất ngờ với những thông tin như vậy.

Bạn cần phải xin phép trước và thống nhất tần suất nhắn tin từ phía bạn. Điều này giúp khách hàng dễ dàng tiếp nhận và không bị quá tải thông tin. 

Yêu cầu dữ liệu

Để tối ưu việc cá nhân hóa Marketing và chăm sóc khách hàng, bạn nên xin thông tin như:

  • Tên tuổi.
  • Vị trí.
  • Ngành nghề.
  • Địa chỉ email.

Việc này sẽ làm sự xưng hô giữa hai bên gần gũi và hợp lý hơn. Ngoài ra, cách tiếp cận những đối tượng cần phải khác nhau.

Việc xin email giúp bạn liên lạc với khách hàng được lâu dài hơn. Điều này giúp hạn chế sự giao tiếp trên các nền tảng không thuận tiện với người dùng.

Quảng cáo trên nhiều nền tảng

Quảng cáo rất cần thiết để nhiều người tìm đến Chatbots của bạn như một trung tâm tư vấn. Hãy giới thiệu trên nhiều nền tảng xã hội khác nhau. Đây là cách nhanh nhất để tiếp cận một lượng lớn người dùng. Các quảng cáo cần ngắn gọn, hấp dẫn và truyền tải được thông điệp.

Quảng cáo đa nền tảng
Quảng cáo đa nền tảng

Làm thế nào để bắt đầu thiết lập ứng dụng

Nếu bạn đã tin tưởng vào Chatbots, mình sẽ giới thiệu về các thiết lập ứng dụng hiệu quả.

Các bướcMục tiêu hướng đếnNhiệm vụ cần làm
Khoanh vùng vị trí và thời gian hoạt độngViệc đầu tiên cần làm là xác định thời gian và vị trí hoạt động.Nhằm thu hẹp phạm vi tiếp cận. Để làm được điều này, bạn nên trả lời các câu hỏi:Phân khúc khách hàng bạn hướng đến là ai?Thời điểm nào sẽ giúp người dùng tiếp thu thông điệp Marketing dễ dàng nhất? Việc gây ấn tượng và click chuột từ lần đầu sẽ có hiệu quả dài lâu.Những hoạt động nào trên trang gây được hứng thú? Đó là những nơi mà người dùng dành nhiều thời gian. Bạn cần xác định được những vị trí này. Nó sẽ giúp bạn thu hẹp được phạm vi xuất hiện của Chatbots. 
Tạo ra thông điệpSáng tạo thông điệp Marketing gây ấn tượng ngay từ lần đầu với người dùng.Định dạng nào là phù hợp với khách hàng tiềm năng?  Nhiều người sẽ thích nội dung trực tiếp. Đôi khi, một content dưới dạng trực quan như video lại hiệu quả hơn.Bạn muốn quảng bá điều gì? Mỗi giai đoạn bạn sẽ có những điều muốn mọi người biết đến. Đó có thể là tính năng mới, sự kiện sắp diễn ra…Hãy làm rõ điều này để Marketing được hiệu quả nhất.Bạn muốn điều gì từ khách hàng tiềm năng? Đó có thể là thông tin cá nhân, email hay đăng ký tài khoản. Hãy thể hiện mong muốn qua từng hành động một để họ không bị choáng ngợp. 
Tạo ra Chatbots đầu tiênViệc này nhằm mục đích bắt tay vào thử nghiệm và hoàn thiện ứng dụng.Sau mỗi lần chạy và sửa lỗi, bạn sẽ có nhiều kinh nghiệm và kho dữ liệu phong phú. Hãy cài đặt những thông tin đầu tiên cho Chatbots của bạn, bao gồm:Những bộ câu hỏi thông thường.Lên lịch gửi tin nhắn cho các khách hàng tiềm năng.Chia sẻ đường liên kết của Chatbots đến nhiều nơi. 

Kết luận

Chatbots không thể thay thế bộ phận Marketing hay bán hàng trong một công ty. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của ứng dụng, hiệu quả làm việc có thể tăng gấp 10 lần. Việc bắt đầu thiết lập một Chatbots ngay từ bây giờ sẽ dẫn bạn đến thành công nhanh hơn.